Деловые мероприятия: какие бывают и как организовать

Обсудить с коллегами важные вопросы, встретиться с клиентами, найти точки соприкосновения с конкурентами – все эти задачи прекрасно решают деловые мероприятия. Кроме того, для любого бизнеса – это еще и имиджевый ход. Конечно, при условии успешного его проведения.

Форматы деловых и бизнес-мероприятий

Это может быть:
• Конференция

На организованном тематическом собрании выступают докладчики, формулируют тезисы, активно обмениваются опытом и подводят итоги встречи.

• Семинар

Во время этого интерактивного учебно-практического мероприятия участники читают доклады, обсуждают научно-практические работы.

• Тренинг

В рамках заявленного времени участники мероприятия обучаются или приобретают определенные навыки.

• Выставка

Мероприятие, где происходит наглядная демонстрация достижений в технике, искусстве, производстве, науке, культуре или в других сферах общественной жизни.

• Съезд

Это тематическое собрание представителей официальных организаций, производств, игроков определенного рынка. Как правило, проводится в неформальной обстановке, с деловой программой в первой части и развлекательной - во второй.

• Презентация

На организованном событии компании и организации представляют свои продукты, услуги, новые достижения, презентуют выход продукта на новый сегмент рынка.

• День открытых дверей

Своеобразная экскурсия по предприятию или производству, позволяющая всем ознакомиться с деятельностью фирмы и ее планами. Участники могут напрямую пообщаться с руководством, специалистами, задать свои вопросы.

• Круглый стол

На мероприятии в форме круглого стола происходит совместное обсуждения актуальных идей, ситуаций, злободневных для общества либо коллектива компании проблем. Как правило, задействованы авторитетные эксперты, бизнесмены, представители общественных и государственных организаций.

• Пресс-конференция

Средства массовой информации приглашаются на встречу с представителями организаций, компаний или отдельными персонами для получения ответов по актуальным вопросам заданной тематики.

• Брифинг

Схож с пресс-конференцией, но ограничен по времени. На встрече официальные лица от организации сообщают СМИ определенную новость либо излагают позицию по возникшему вопросу.

• Пресс-тур

Выездное мероприятие с участием СМИ с возможным привлечением общественных организаций или определенной целевой аудитории. Это может быть поездка на предприятие, производство или экскурсия на строительство объекта.

• Пресс-завтрак / пресс-ланч

Часто такое мероприятие носит неофициальный характер. Представителей СМИ приглашают на общение в дружеской обстановке для поддержания лояльного отношения. Подразумевает общение гостей под легкие угощения, прием пищи.

Подготовка и организация делового мероприятия

Бизнес мероприятия в своей организации считаются более сложными и многогранными нежели развлекательные. Поэтому, чтобы событие прошло на высшем уровне, нужно продумать каждый этап:

1. Выбрать тип мероприятия, определиться с тематикой и его названием.
2. Согласовать дату события, прикинуть общее количество гостей, найти подходящее место проведения.
3. Разработать программу и контент бизнес-события, составить список ведущих спикеров, учесть тайминг выступлений, определить модератора, который сможет гармонично «заполнить паузы» между участниками, если нужно - подведет итоги и сделает выводы.
4. Решить вопросы технической поддержки и оснащения (видео, звук, музыка, свет). К примеру, конференция, семинар или круглый стол пройдет интереснее, если заранее подготовить тизеры. Это короткие информативные ролики на 15–30 секунд, рассказывающие о спикере и его жизни, о теме его выступления. 
5. Проработать подробный план неофициальной части. Будет ли это короткий кофе-брейк с легкими закусками во время семинара или конференции, или полноценная программа после мероприятия с привлечением артистов и шоу-программ и богатым столом банкета. В первом случае, специалисты рекомендуют тщательно продумывать меню. Именно от него будет зависеть работоспособность и самочувствие гостей мероприятия. Тяжелые, мясные блюда требуют бОльших энергозатрат. Поэтому для краткосрочных мероприятий больше подойдут быстро углеводные блюда.
6. Подготовить всю нужную документацию, рассылку информационных писем, презентаций и справочных материалов.  

Проведение бизнес-мероприятий в Барнауле и Алтайском крае

Любое деловое мероприятие можно организовать самостоятельно, без привлечения посредников. Справедливо отметить, что это потребует значительно больших затрат финансов, времени и сил. Поэтому заранее объективно оцените собственные возможности.

Event-агентство SMG GROUP накопило большой опыт проведения бизнес-событий и деловых мероприятий с участием первых лиц региона. За годы работы мы четко отработали собственную схему организации. Все решения согласовываются с заказчиком, а процессы работы – максимально открыт. За каждым этапом закреплен определенный сотрудник, который несет полную ответственность и чей опыт позволяет находить подходящие варианты по соотношению цены и качества.

Если у вас возникли вопросы, менеджер агентства бесплатно проконсультирует онлайн или по номеру, указанному на сайте.