Грамотная организация пресс-конференций как ключ к успешным деловым встречам

В деловой среде популярен такой вариант проведения мероприятий как пресс-конференция. Это формат общения, в котором представители прессы встречаются с предпринимателями, политиками, известными людьми, имеют возможность задавать вопросы по заявленной теме события. Необходимость таких ивентов объясняется тем, что представители власти и крупного бизнеса, спорта, искусства и других сфер периодически должны рассказывать о своей работе и достижениях, объяснять те или иные моменты касательно важных для общества событий и явлений.

Проведение пресс-конференции – задача, к подготовке которой необходимо подходить очень ответственно. Самостоятельно сделать такую работу будет непросто, поэтому лучшим вариантом считается обращение в компании типа «SMG event», чтобы их специалисты взяли на себя эту работу. Успешная пресс-конференция состоит из многих нюансов, которые необходимо учитывать, иначе ее результаты могут быть противоположны ожидаемым.

Варианты проведения пресс-конференций

Существует несколько видов пресс-конференций, которые наиболее часто используются в деловой среде. Они выглядят следующим образом:

Брифинг. Это наиболее короткий вариант встречи с представителями прессы, который проводится в сжатые сроки и задача которого – предоставить общественности посредством журналистов основную информацию касательно произошедшего события, переговоров, заключенной сделки и т.д. Брифинги проводятся также с целью предоставления важной информации после какого-то события, ЧП в городе и прочего подобного, их задача представить людям официальную точку зрения на произошедшее;
Оперативная пресс-конференция. Проводится на месте события, которое необходимо осветить. Ее цель – ознакомить людей с результатами произошедшего, представить мнение уполномоченных лиц. К примеру, такие пресс-конференции могут быть кстати после принятия парламентом какого-то закона, когда необходимо вкратце пояснить суть происходящего после окончания переговоров между политиками или компаниями с целью освещения достигнутых договоренностей и т.д.;
Регулярная пресс-конференция. Событие, которое объявляется заранее, которому предшествует определенная серьезная подготовка, выбирается специальное помещение, вводятся определенные разрешения на посещение, аккредитация, в такого рода событиях почти всегда есть ведущий – пресс-секретарь. Мы сосредоточимся именно на этом варианте ивента, так как он требует серьезной подготовки и знаний со стороны организаторов.

В то время, как брифинги и оперативные пресс-конференции не требуют большой подготовки, так как проводятся, что называется, «в полевых условиях», регулярный вариант этого мероприятия должен быть тщательно подготовлен. Это обуславливается тем, что на таких событиях присутствуют обычно директора, ответственные лица, журналисты ведущих изданий, поэтому все должно быть на соответствующем уровне.

Почему важно провести такую пресс-конференцию достойно? Причин много:

Это важно для участников события, которые желают находиться в комфортной обстановке;
Организованное проведение ивента дает возможность оптимально использовать отведенное на него время, учесть пожелания и потребности участников;
Это придает солидности событию, общественность воспринимает хорошо подготовленные мероприятия с должны уровнем серьезности.

Есть и другие причины, заставляющие людей тратить усилия на подготовку пресс-конференций. Сегодня такой подготовкой занимаются в основном специалисты советующих компаний, к примеру, нашей «SMG event».

Преимущества и недостатки проведения

Пресс-конференции обычно проводятся политическими, спортивными организациями, представителями власти, но это также отличный способ и для бизнеса иметь связь с общественностью. Какие преимущества получает компания, заказывающая профессиональную подготовку такого ивента? Вот некоторые из них:

Деловая встреча будет проведена на высоком уровне, предварительная подготовка позволяет избежать неразберихи, определить роли, установить очередность выступления, составить полную программу мероприятия;
Наличие пресс-секретаря позволяет достигнуть дополнительных задач – документирования мероприятия, запись ключевых заявлений, составление отчетной документации по итогам встречи;
Подготовка помещения будет также выполнена на необходимом уровне, благодаря чему участники будут находиться в комфортной обстановке, где будут предусмотрены все возможности для хорошей работы.

Также плюсом является продуманная политика в общении с представителями прессы, их размещения, выбора фото-видео аппаратуры для сопровождения мероприятия.

Недостаток у профессионально подготовленной пресс-конференции только один – за это придется заплатить. Также минусом можно назвать необходимость выделять время на предварительную подготовку встречи.

Планирование мероприятия

Чтобы пресс-конференция прошла успешно, необходимо потратить определенное время на ее планирование и подготовку. Это достаточно сложный процесс, на который может уйти не один рабочий день. Именно поэтому так важно обращаться за услугой заранее, чтобы без спешки все подготовить. Рассмотрим основные этапы планирования пресс-конференции.

Разработка креативной, концептуальной части

В самом начале заказчик и сотрудники «SMG event» должны поговорить и понять, что нужно клиенту. На этом этапе устанавливаются цели мероприятия, ключевые моменты, которые должны быть задействованы в оформлении помещения, выбор самого помещения или даже здания для мероприятия, выбирается стилистика пресс-конференции. Также на этом этапе необходимо продумать такие моменты, как перерыв, подарки для гостей, сувениры к примеру. Также на начальном этапе подготовки необходимо связаться со СМИ, которые желают принять участие в событии и учесть их пожелания по организации работы.

Подготовка документации

Так как пресс-конференция является официальным событием и подразумевает одним из результатов заключение договоров, сделок, составление протокола мероприятия и прочие вещи, то важно обратить внимание на документальную сторону этого дела. Вот основные документы, которые должны сопровождать подобное событие, невзирая на его масштабы:

Сценарий. Составляется первым делом, не является официальным документом, но важен по той причине, что все участники будут с ним ознакомлены и должны придерживаться сценария. В сценарии указана очередность выступлений, тайминг (временные рамки), перерывы, кофебрейки и прочее;
Пресс-релиз, анонс пресс-релиза. Это документы, которые выпускаются за 1-2 недели до мероприятия и сообщают о нем основную информацию, дату, время, место, цель, участников и т.п. Важное внимание уделяется анонсам мероприятия, желательно выпустить как минимум 2 анонса, в которых будет как базовая информация, так и интересные, интригующие, захватывающие внимание детали;
Речь ведущего, спикеров. Чтобы все прошло гладко, желательно заранее подготовить если не все речи, то по крайней мере указать их базовое наполнение, временные рамки, спектр оговариваемых вопросов.

Чтобы нормально все подготовить, желательно планировать пресс-конференцию за 1-3 недели.

Техническое оснащение

Очень важный момент, который включает в себя следующее:

Выбор, проверка и подготовка места для проведения ивента. Площадка должна быть подходящего размера, с удобным для участников местоположением, с возможностью разместить необходимое количество людей и аппаратуры;
Проверка технического обеспечения, установка аппаратуры. Естественно, что в помещении должны быть необходимые коммуникации, электричество, скоростной интернет и прочие базовые вещи. Организаторы, исходя из потребностей заказчика, устанавливают все необходимое: свет, микрофоны, звуковую аппаратуру, столы и стулья, мониторы комфортного размера;
Обеспечение таких моментов, как отдельная зона для отдыха, VIP- и пресс-зона, помещение для охраны и организация ее работы, проработка маршрутов движения, оценка уровня безопасности. Все это важно, чтобы в случае ЧП участники могли легко покинуть здание, а охрана быстро прибыла на место;
Аккредитация. Список участников со стороны СМИ должен быть составлен заранее. Необходимо разослать всем заинтересованным сторонам и желаемым на мероприятии журналистам приглашение, анонс, пресс-резил, информацию о дате и месте проведения, маршрут, как добраться до места события и другую подробную информацию. Заранее можно оговорить моменты касательно публикации новостей в том или ином издании.

Все эти моменты очень важны и требуют солидной подготовки. Обычно все занимает 1-2 недели, поэтому не забывайте обращаться в агентства по организации ивентов заранее.

Основные ошибки при проведении

Пресс-конференция готовится долго и тщательно, включает много этапов, поэтому пространство для совершения ошибок здесь очень обширное. Вот типичные ошибки, которых стоит избегать:

Тема мероприятия задана неинтересно. Многие журналисты могут просто не прийти, СМИ не проявить интереса, если тема будет звучать непонятно и завлекать лишь специалистов в этой сфере деятельности;
Часто ошибкой называют объединение пресс-конференции со шведским столом или фуршетом – многие журналисты местного пошиба воспринимают это как возможность поживиться, для них даже есть термин «бутербродные журналисты»;
Приглашение на пресс-конференцию людей, которые известны, но не имеют к делу отношения. Конечно, если это певец, который скрасит перерыв гостей, то это допустимо, но просто приглашать всех подряд, пусть и известных личностей, не стоит;
Злоупотребление терминологией. Большинство журналистов не поймет о чем речь, возникнут сложности и путаница, в СМИ может попасть много недостоверной и искаженной информации.

Можно называть еще много ошибок, но предусмотреть все порой так и не получается.

Заказывайте организацию пресс-конференции в «SMG event» и она точно пройдет как надо!

Вверх