Грамотное проведение выставок поможет расположить клиентов и публику

Выставка – мероприятие, которое известно миру уже очень давно. Всегда на свете были люди, способные сделать своими руками что-то красивое, необычное, ценное, а выставки помогали показать эти вещи другим. Сегодня, невзирая на обилие цифровых технологий, наличие в каждом доме интернета, выставки не теряют своей актуальности для бизнес среды и помогают устанавливать новые деловые связи, привлекать клиентов, повышать имидж своего бренда.

Если вам есть что показать миру, то именно выставка может стать отличным вариантом для этого. Но не стоит готовить ее самостоятельно, так как в любом подобном деле есть масса нюансов, для которых потребуются серьезные организаторские способности и усилия. Лучшим решением будет помощь менеджеров ивентового агентства «SMG event», где знают, как сделать подобное мероприятие безупречным.

Чтобы событие принесло организаторам и спонсорам пользу, к нему надо подойти серьезно, выделить заранее достаточно времени и средств на подготовку. Какому бизнесу подойдут выставки? Никаких строгих ограничений нет, но лучше всего проводить такие мероприятия компаниям, которые что-то продают, производят, делают вещи, материалы, разрабатывают технологии.

Что такое выставка и какие они бывают

Выставка – это мероприятие, суть которого состоит в том, чтобы публично показать людям свои успехи и разработки в сфере медицины, производства, искусства, науки, компьютерные, технические, военные новинки и т.п. Выставка позволяет другим людям узнать о ваших достижениях, оценить изделия и произведения искусства, наработанные технологии и тому подобные вещи.

В зависимости от того, в какой сфере проводится выставка, она может иметь несколько разное содержание и формы проведения. Классификация выставок может проводиться по многим критериям:

По принадлежности к определенной отрасли: отраслевые или межотраслевые. В первом случае участие принимают представители какой-то конкретной отрасли, во втором – все желающие или люди, работающие в смежных областях;
По территориальному признаку: региональные, международные. Здесь все понятно, все зависит от географии участников и целевых регионов, где будут использоваться новые разработки;
По цели: пробные и поддерживающие имидж компании. Пробные выставки имеют своей задачей привлечь потребителей, сформировать имидж компании, сделать свой бренд более престижным;
По тематической принадлежности. Здесь большая вариативность: художественные, научные, рекламные, торговые, образовательные и многие другие.

Как видите, вариантов очень много и каждый из них имеет свои отличительные особенности.

Преимущества и недостатки

Ключевыми преимуществами выставок является следующее:

Возможность заявить о себе и привлечь новых потребителей;
Расширение клиентской базы, повышение лояльности по отношению к бренду;
Получение дополнительного уважения от партнеров по бизнесу;
Выставки могут помочь привлечь инвесторов, заинтересовать новых серьезных заказчиков и представителей властей;
Повышение конкурентоспособности производителя, если к мероприятию будут добавлены реальные шаги по улучшению своего товара и услуг.

Достаточно существенные плюсы, учитывая незначительные затраты, в которые обходится подготовка рассматриваемого события.

Из минусов можно отметить такие:

Для проведения выставки потребуются расходы финансов: печатные материалы, оформление, образцы продукции и прочее стоят денег;
Чтобы на выставку пришли, потребуется позаботиться о приглашениях, нужна грамотная предшествующая информационная кампания;
Сложно предсказать поведение публики. На выставке обычно нет четкого сценария, поэтому участники могут появляться и исчезать как им угодно. Это вносит некоторую неразбериху.

При грамотной организации мероприятия оно обязательно принесет свои положительные плоды. С сотрудниками нашего агентства «SMG event» ваша выставка добьется желаемого успеха.

Планирование

Чтобы выставка была полезна организатору, ее необходимо грамотно спланировать и сделать все возможное для будущего положительного эффекта. На Западе существует целая сфера планирования маркетинговых мероприятий, там к этому относятся очень серьезно.

Все начинается с обращения клиента в ивентовое агентство. На этом предварительном этапе устанавливается первоначальная связь, клиент оговаривает свои потребности, цели, сотрудники агентства предлагают оптимальный вариант типа выставки, которую стоит провести, а также в общих чертах говорят о том, что и как можно сделать и сколько это будет стоить. Далее идет сложный процесс подготовки. Рассмотрим основные этапы планирования.

Анализ рынка

Если подходить к вопросу грамотно, то первым делом стоит провести анализ ситуации на рынке в своей сфере. Для этого менеджер маркетингового или ивентового агентства осматривает перечень прошедших недавно и готовящихся событий подобного плана. Очень важно оценить, какие выставки проводили конкуренты, что на них было показано, какая информационная кампания их сопровождала, какая эффективность от произведенных затрат. Когда все эти моменты выяснены, то можно делать выводы и выбирать для клиента грамотный вариант проведения мероприятия.

Привлечение внимания посетителей

Выставки обычно проходят в свободном ключе, на них свободный вход, количество людей, которые их посещает за день может сильно варьироваться в зависимости от массы случайностей. Важно сделать так, чтобы выставку посетили люди и компании, которые интересны заказчику, представители целевой аудитории. Для этого требуется:

Грамотная рекламная кампания. Для уведомления людей о будущем событии лучше выделить время в 2-3 недели, чтобы все, кто может быть заинтересован в мероприятии, успели до времени его проведения спланировать свое время. Для рекламы можно использовать почту, телефон, социальные сети, рекламу в людных местах, местные СМИ;
Создание стендов. На самой выставке могут быть представители разных компаний, могут предлагаться на рассмотрение многие продукты и разработки. Чтобы выделить свои сильные предложения, пробиться через конкурентов, показать лучшие наработки, предельно важно создать качественные стенды. Обратите внимание на то, что обслуживать стенды, говорить с гостями должны сотрудники, которые имеют высокий уровень компетентности в своем деле.

Стенды должны прорабатываться заранее, чтобы к моменту проведения выставки они были согласованы с заказчиком и представлены в своем лучшем виде.

Планирование бюджета

Хорошо, если заказчик изначально приблизительно знает рамки, в которые он готов вложиться при подготовке мероприятия. Тогда и сотрудники ивентового агентства будут понимать, с каким размахом они могут работать. Деньги придется тратить на многие вещи:

Подготовка помещения, зала, площадки для мероприятия;
Создание стендов, рекламной продукции, пробников для клиентов;
Возможно наличие стола с угощениями для клиентов, что также повлечет расходы;
Подбор обслуживающего персонала, охранников, ведущих, приглашение спикеров, подготовка выступлений сотрудников;
Оборудование технической базы для выступлений, создания фото и видеоматериалов.

Деньги придется тратить на многие моменты, но без этого не получится получить достойный результат.

Планирование времени проведения

Успех мероприятия зависит в первую очередь от того, кто туда придет. Все подобные события ориентируются на посетителей, поэтому необходимо уделить важное внимание планированию времени выставки. Здесь стоит помнить о таких моментах:

Если задача выставки – привлечь максимум людей, то лучше проводить ее в праздничный или выходной день, на крайний случай подойдет нерабочее время вечером;
Желательно, чтобы выставка не совпала с крупными праздниками или другими конкурентными мероприятиями, так как у людей будет дилемма, куда идти;
Сроки выставки. Если выставка будет серьезной, ожидается участие большого количества людей, представление на ней множества интересных новинок и продуктов, да еще из разных категорий, то есть смысл спланировать мероприятие на несколько дней. Такие выставки меньше утомляют людей и позволяют обратить внимание на все ценные продукты, не игнорируя их в спешке.

Если на событие будут приглашены различные уважаемые люди, специалисты, то им необходимо разослать приглашение заранее, чтобы они могли спланировать свой график.

Регистрация участников

Чтобы мероприятие прошло успешно, необходимо знать, сколько людей примет в нем участие. От этого зависит: сколько нужно еды, напитков, материалов для раздачи гостям, площадку какого размера выбирать и т.д. Чтобы облегчить процесс и более объективно собирать данные о будущих гостях, можно запустить процесс регистрации: разослать информацию о выставке целевой аудитории и собирать все входящие заявки на участие.

Делать это желательно за 2-3 недели до планируемой даты проведения выставки. За это время можно приготовиться, напечатать, изготовить необходимое количество раздаточного материала, выбрать хорошее помещение или открытое место, продумать все детали оформления, создания стендов, составить приблизительную программу, сценарий, хотя здесь он не обязателен. На выставке посетителям дается максимальная свобода, они сами могут выбирать что им смотреть и сколько.

Основные ошибки при проведении выставок

Подготовка выставки – непростая задача, особенно если раньше компания не имела опыта в этом направлении. Все приходится нарабатывать с нуля и учитывать массу моментов. Типичные ошибки, которые могут испортить выставку, выглядят так:

Погоня за статусом. Многие пытаются устраивать чуть ли не «международные» выставки, но отсутствие опыта, необходимой конкурентоспособности, целевой аудитории по месту проведения заставляет в итоге мероприятие пустовать и выглядеть не очень уместным;
Краткие рамки подготовки. Серьезные выставки, особенно по тематике научной, медицинской, технической, где им предшествует серьезная коллективная работа и исследования, требуют много времени на подготовку. Это могут быть даже месяцы, поэтому пытаться подготовить все за 1-3 недели, если планируется действительно серьезное событие, не надо;
Неправильное определение целей. Многие думают, что задача любой выставки – исключительно повышение продаж. С таким подходом могут быть проблемы и событие окажется непродуктивным;
Засилье современных «фишек». Некоторые люди так любят все новое и желают казаться ультрасовременными, что готовы с головой броситься в цифровизации, QR-коды, социальные сети и прочие вещи. Не всегда это уместно и полезно, надо анализировать свою аудиторию.

Также ошибкой может быть неинформативный стенд, привлечение к работе неподходящих сотрудников, слабая информированность ЦА о будущем мероприятии и другие вещи.

Чтобы все прошло «на отлично» - доверьте работу по подготовке выставки специалистам из агентства «SMG event»! И тогда все наверняка будет так, как надо!

Вверх