Ярмарка, презентации, открытия: особенности подготовки и проведения

Для повышения эффективности работы любого бизнеса необходимо периодически проводить какие-то мероприятия, праздники, устанавливать связь со своими сотрудниками, партнерами, общественностью. Существует много вариантов, как можно это сделать с минимальными затратами и достойным результатом.

Обращающимся в ивентовые агентства компаниям часто рекомендуется проведение промо-акций, корпоративов, пресс-конференций, но это далеко не все, что можно сделать для повышения лояльности общества и привлечения новых клиентов. Обязательно обратите внимание на возможность организовать такие события, как открытие, презентация компании или нового продукта, а также ярмарка. Они широко используются разными предпринимателями, производителями в сфере торговли, общепита, спорта.

Небольшие затраты на красивое открытие бизнеса окупаются повышенной узнаваемостью бренда и притоком посетителей. Ярмарки также оказывают большой эффект на поведение потребителей. Что касается презентаций, то они подойдут для деловой среды, где необходимо держать сотрудников, партнеров и представителей общества в курсе дела касательно деятельности компании. Рассмотрим эти варианты ивентов более подробно.

Что собой представляют данные мероприятия

Разберемся прежде всего в терминологии и определениях ивентов, которые рассматриваются в статье:

Ярмарка. Под данным термином понимается периодически или разово проводящийся съезд представителей торговли, производства, поставщиков с целью предложения публике образцов своей продукции. В ярмарках участвуют как изготовители различных изделий, так и всевозможные коммерсанты, главная задача которых – установление новых торговых связей и поиск поставщиков или покупателей на свой товар в оптовом масштабе. Ярмарка может носить и просто праздничный характер и проводиться для развлечения людей, параллельно для продажи товаров;
Презентация. Данный вариант мероприятия проводится с целью представления товара, услуги, разработки, бизнес-предложения и т.п. заинтересованной целевой аудитории. Проводится для того, чтобы познакомить людей с новинкой, заинтересовать, заявить о своем изделии, найти потенциальных инвесторов, партнеров, клиентов. Занятие не очень затратное, но эффективное для решения указанных задач;
Открытие. Такие ивенты можно увидеть очень часто и они касаются в первую очередь торговли, частных медицинских учреждений, торговых центров, спортзалов и других мест, ориентированных на широкую публику. Суть открытия – устроить праздник в честь запуска нового магазина, клиники, объекта социальной инфраструктуры с целью заявить о нем и привлечь людей.

Данные события по масштабу могут быть как относительно небольшими или даже скромными, так и проводиться «на широкую ногу». Все зависит от бюджета заказчика, особенностей компании, поставленных целей, охвата аудитории.

Преимущества и недостатки

Не стоит скупиться и отказываться от рассматриваемых ивентов ради сохранения небольшой суммы денег. Они могут принести много пользы, что доказано сотнями примеров. Вот лишь некоторые преимущества от красиво проводимых мероприятий типа ярмарок или открытий:

Повышение узнаваемости бренда, популяризация среди потребителей;
Быстрое привлечение новых клиентов, эффективная борьба с конкурентами, которые прочно заняли место в данной нише;
Эффектные открытия позволяют создать компании положительный имидж;
Презентации способны привлечь заинтересованных людей и компании к вашим продуктам;
Ярмарки позволяют представить свой товар в лучшем виде, найти покупателей, продавцов с выгодными скидками, установить новые коммерческие связи.

Какими могут быть минусы от рассматриваемых событий? В основном здесь может случиться следующее:

Неправильно разработанное мероприятие не приносит той пользы, которую от него ожидали;
Результативность как презентации, так и ярмарки сильно зависит от количества и качества приглашенных гостей. Если их будет мало или они имеют слабую заинтересованность – получить выгоду будет сложно;
Придется потратить деньги – без адекватных затрат мероприятие будет выглядеть блеклым и не принесет желаемого эффекта.

Доверьте подготовку ивента менеджерам агентства «SMG event» и он наверняка пройдет отлично и принесет желаемый результат!

Планирование мероприятия

Чтобы ярмарка, выставка или открытие прошли отлично, необходимо придерживаться некоторых общих принципов в планировании этих событий. Разберем основные моменты, общие для указанных мероприятий, придерживаясь которых можно значительно увеличить шансы на успех.

Постановка целей

Перед тем, как проводить ивент, необходимо четко понять, для чего он делается, какие цели преследует заказчик. Если это повышение продаж, то ситуация одна, если поиск партнеров по бизнесу – другая. Необходимо поговорить с заказчиком, выслушать его потребности и пожелания. Только после этого сотрудники ивентового агентства сделают выводы и предложат оптимальный формат праздника.

Здесь возможны такие варианты:

Повышение продаж. Если это цель, то событие должно проводиться громко, красочно, с максимальным охватом аудитории, с веселыми спикерами или даже актерами. Задача здесь – оставить у посетителей максимально положительное впечатление;
Создание положительного образа. Презентации или открытие бизнеса способствуют этому, так как люди узнают о компании и ее продуктах что-то новое, сравнивают с конкурентами, видят сильные стороны.

Также целью может быть презентация нового образца товара, тогда аудитория уже будет состоять из людей, которые приблизительно ориентируются в вопросе и подход к ней нужен другой.

Определение бюджета

Чтобы ивентовое агентство могло взяться за полноценную подготовку мероприятия, его сотрудники должны иметь представление о том, какую сумму готов потратить заказчик. Это не обязательно должна быть конкретная цифра – просто рамки, за которые не желательно выходить. От бюджета зависит практически все:

Количество приглашаемых гостей, так как им нужно будет оборудовать кофебрейки или полноценный стол, места;
Количество и качество подготовленных материалов под раздачу, флаеров, подарочных предметов, визиток, оборудование стендов и т.п.;
Выбор места проведения акции, временные рамки, в которую она будет реализовываться;
Подбор оборудования для выступлений, презентации товаров и услуг, настройка мультимедийных возможностей.

Стоит отметить, что ярмарки и презентации все же требуют не так много денег для проведения, чем та же пресс-конференция или корпоратив. Здесь основная задача не состоит в развлечении людей – такие события проводятся для того, чтобы показать новый товар, услугу, сервис, что уже подразумевает наличие заинтересованной аудитории или по крайней мере целевой аудитории.

Место и время проведения

Здесь стоит обратить внимание на такие моменты:

Открытие. Для открытия магазинов или каких-то других объектов лучше всего выбирать время, когда на улице будет максимум людей: будние дни, разгар рабочего дня, людные места. Чаще всего место проведения открытия прямо зависит от местоположения самого объекта, поэтому если сам магазин, офис, клиника или салон красоты находится в людном месте, то это уже само собой частично решает проблему;
Презентации. Чаще всего такие события приводятся в дневное рабочее время в официальной обстановке. Все зависит от того, что презентуется и на каком уровне. Для солидных компаний, производителей лучше всего делать презентации в рабочее время, официально приглашать гостей и партнеров. Для продаж, новых товаров из сферы моды, гаджетов и прочего презентации лучше проводить в выходные дни, в вечернее время, чтобы охватить максимум потенциальных потребителей;
Ярмарки. Цель подобного события – привлечь к продавцам и производителям новых клиентов, заключить новые сделки, установить деловые связи. Поэтому время должно выбираться так, чтобы максимум людей, которые могут быть заинтересованы подобным событием, смогли на него явиться. Лучше всего – выходные дни, удобное время, не требующее рано вставать или добираться домой по темноте.

В каждом отдельном случае специалисты «SMG event» оценивают обстановку и дают свои рекомендации касательно оптимального времени проведения акции.

Оформление и атрибутика

Очень важный момент любого массового мероприятия состоит в оформлении помещения, площади, где оно проводится. Чтобы добиться большего результата, придется потратить усилия и деньги на создание стендов с образцами продукции, печатную продукцию, которую можно раздать посетителям для ознакомления, какие-то небольшие сувениры, которые можно забрать на память.

Если проводится ярмарка или презентация от конкретной компании, то оптимальным решением будет брендирование помещения, украшение символикой производителя, бренда. Также можно заказать брендированную одежду для людей, которые будут обслуживать мероприятие. Все это играет на пользу компании и ее узнаваемости.

Что касается открытия бизнеса, то здесь оформление играет предельно важное значение, поэтому надо продумать все:

Украшение фасада здания, площади рядом;
Одежда для сотрудников, которые будут контактировать с публикой;
Создание флаеров, печатной продукции, буклетов, сувениров, которые можно раздать прохожим или гостям;
Музыкальное сопровождение, наличие ведущего;
Создание стендов с образцами продукции;
Разработка системы скидок для заинтересовавшихся товаром или услугой людей, какие-то демо-товары, которые можно попробовать бесплатно и т.д.

Соблюдая все эти моменты, можно добиться от ивента максимум. Если вы сами не уверены в том, что учтете все нюансы при подготовке – предоставьте эту работу менеджерам ивентового агентства «SMG event».

Ошибки при проведении

Вот перечень типичных ошибок, которые могут загубить любую ярмарку, презентацию или открытие бизнеса:

Отсутствие рекламы. Не надо думать, что люди сами все откуда-то узнают и сойдутся на ваш праздник – необходимо устроить предварительную пиар-компанию события;
Краткие сроки подготовки. 1-2 недели может оказаться слишком мало для того, чтобы продумать все детали и подготовить достойное событие;
В презентациях может быть масса ошибок: плохие спикеры, не умеющие держать внимание аудитории, повторение одного и того же, отсутствие фокуса на достоинствах продукта и т.д.;
На ярмарках ошибками является выбор малой площади, зала, невнимание к личностям и образу продавцов (фиксация только на товаре), малая информативность о предлагаемых продуктах, отсутствие печатной продукции типа визиток или буклетов;
При открытии бизнеса ошибкой может быть неправильное время, малый охват целевой аудитории, невнимание к оформлению места события, отсутствие ведущего.

Чтобы избежать этих и других ошибок и добиться от мероприятия максимум – обращайтесь в ивентовое агентство «SMG event»! Здесь вам помогут провести любой праздник на самом высоком уровне!

Вверх