Организация мероприятий: планирование и особенности

Современный бизнес старается работать максимально гибко, учитывать не только свои интересы, но и интересы своих подчиненных и партнеров. Времена стахановского труда, когда с человека пытались выжать максимум, а заплатить условными трудоднями, уходят в небытие и их возвращения никто не ждет.

Сегодня лучшие западные компании после многолетних исследований и экспериментов выработали определенную корпоративную этику. Там создаются все условия для комфортной работы, благоприятной психологической обстановки для сотрудников, внедряются передовые решения, обеспечивающие спокойную работу в дружественной атмосфере. Не последнее место в этих процессах занимают всевозможные мероприятия, ивенты, которые регулярно проводятся буквально по любому поводу.

Компания «SMG event» предлагает организацию мероприятий для заказчиков самого разного уровня, благодаря чему предстоящий праздник в вашей организации пройдет идеально! Наши заказчики: государственные структуры, частные компании, филиалы иностранного бизнеса, IT-компании, банки, поликлиники, ВУЗы и даже частные лица, желающие устроить своим подчиненным и близким людям отличный праздник.

Основные варианты проведения мероприятий

Существует несколько популярных вариантов мероприятий, которые заказывают чаще всего, невзирая на то, какого масштаба праздник планируется. Рассмотрим основные из них, назначение и некоторые особенности.

Бизнес-мероприятия. Для деловых людей, которые планируют корпоративную или личную встречу с уважаемыми партнерами, желают обустроить бизнес встречу так, чтобы она запомнилась только с лучших сторон, подойдет такой вариант. В зависимости от уровня события, количества гостей, целей бизнес-мероприятия оно может быть реализовано в таких формах:

Бизнес-завтрак. Предназначено для знакомства с партнерами, укрепления связей, создания дружественной обстановки в деловом кругу;
Форум. Площадка для делового общения, возможности заключать предварительные договора, искать между партнерами точки соприкосновения;
Выступление спикеров. Подходит для официальных бизнес-встреч, где надо услышать мнение участников, представить результаты работы, поднять важные вопросы, касающиеся успешной работы и т.п.

Каждый вариант отлично решает поставленные перед ним задачи.

Также можно заказать проведение следующих ивентов:

Корпоративные мероприятия. Проводятся для заказчиков, чаще всего представляющих солидные компании с большим количеством сотрудников. Наполнение корпоративов может быть совершенно разным и зависит от его целей, особенностей аудитории, тематической направленности;
Массовые мероприятия. В условиях городской среды отличным вариантом проведения праздников или каких-то событий будет массовое мероприятие. Назначение такого ивента – дать возможность развлечься и узнать, увидеть что-то полезное максимально большому количеству людей. Подобные праздники обычно бесплатные, проводятся на площадях, в местах скопления людей, оживленных частях города. Отлично подходят для развлекательных, просветительских, пропагандистских целей;
Онлайн-мероприятия. Сегодня такой вариант становится все более востребованным, так как последние события вокруг пандемии показали многие уязвимости большого скопления людей. Онлайн можно проводить много полезных вещей: совещаний, мастер-классов, лекций, даже спектаклей;
Пресс-конференции, круглые столы. Для делового общения в кругу специалистов, партнеров по бизнесу такой вариант мероприятий является традиционным. Он подразумевает использование для встречи официально украшенных помещений, наличие условий для выступления спикеров, участия журналистов, размещения аппаратуры для сьемки;
Креативный BTL. Современный вариант мероприятия, который «заточен» под маркетинговые кампании, проведение креативных промо-акций и тому подобных вещей.

Это наиболее часто встречающиеся и интересующие заказчиков варианты.

Преимущества и недостатки

Указанные мероприятия имеют свои плюсы и минусы, поэтому в каждом отдельном случае необходимо оценивать целесообразность их проведения. Что касается плюсов, то они очевидны и выглядят так:

Профессиональная подготовка ивентов позволяет не усложнять жизнь своему персоналу – люди будут заниматься привычными для себя делами;
Проведение всевозможных мероприятий укрепляет коллектив, создает более дружественную обстановку, показывает, что руководство ценит своих подчиненных и готово ради них на определенные затраты;
Правильно подобранный ивент с достойным уровнем организации увеличивает эффективность встречи, взаимодействие между людьми в таких условиях становится более продуктивным.

Что касается минусов, то можно выделить такие моменты:

На подготовку мероприятия придется потратить определенную сумму денег;
Не всегда ожидаемый эффект проявляется на 100% - некоторые моменты зависят от случая, особенностей поведения аудитории;
Если не учесть всех нюансов при подготовке, это может спровоцировать какие-то дополнительные сложности.

В целом же, профессиональное проведенное мероприятие – значительный успех для компании и коллектива, так как позволяет добиться многих важных целей, которые не всегда вычисляются лишь прибылью в денежном эквиваленте.

Планирование мероприятия

Чтобы событие прошло успешно, а ожидаемые цели были достигнуты – необходимо уделить важнейшее внимание его планированию и подготовке. Это достаточно сложный процесс, который состоит из многих этапов. Рассмотрим ключевые моменты подготовки и планирования бизнес-ивента.

Выбор места и времени

Необходимо сделать так, чтобы будущее мероприятие оказалось удобным для его потенциальных посетителей. Поэтому, важно взвесить все «за» и «против», подумать, на выходной или на будний день его назначить, проводить событие днем или же во внерабочее время. Для того чтобы результат был достойным, необходимо учитывать типичные потребности потенциальных участников ивента.

К примеру, если необходимо провести молодежный праздник в условиях городской среды, то стоит учитывать время года, учебное сейчас время или нет, работают ли люди в этот день или же выходные. Чтобы собрать максимум людей на площади, лучше выбрать выходной день, время после 10:00, когда все уже проснутся и захотят какой-то активности, место проведения должно быть людным и легко доступным в плане движения транспорта.

Подготовка сценария

Когда праздник проводится по заранее спланированному сценарию – он всегда будет более организованным, гармоничным, не отягощающим своими временными рамками. Сценарий зависит от миллиона мелочей:

Возраст участников. Очевидно, что сценарий мероприятия для взрослого контингента и для современной продвинутой молодежи не может быть одним и тем же. Организаторов, которые этого не понимают, вряд ли ждет успех;
Цели события. Если цель состоит в том, чтобы заключить новые договора с бизнес-партнерами, то сценарий мероприятия должен быть одним: строгим, лаконичным и деловым. Если цель состоит в развлечении – методы выбираются совершенно другие;
Тематическая направленность. Важнейший момент, от которого зависит подготовка. Декорации, свет, техническое оснащение, дресс-код, мебель, даже букеты цветов на столе будут зависеть от темы встречи;
Бюджет. Важнейший момент, который также влияет на особенности ивента. Если заказчик пытается на всем экономить и зажимает каждую копейку – организаторы праздника не смогут сильно развернуться и будут вынуждены ограничивать свою фантазию и целесообразность имеющимися средствами.

Эти и другие факторы во многом влияют на выбор и разработку сценария.

Приглашение гостей, артистов, ведущих

Если компания, заказывающая мероприятие, достаточно обеспечена финансами, то организаторы нередко используют такой прием, как привлечение к празднику известных личностей, актеров, блогеров. Они своим присутствием:

Существенно повышают престиж происходящего, участники которого будут чувствовать свою причастность к чему-то серьезному;
Привлекают внимание общественности и СМИ, что положительно сказывается на имидже компании, на ее репутации;
Вызывают дополнительную симпатию участников, делают ивент более статусным событием.

Профессиональные певцы, артисты, интересные гости будут кстати на развлекательных, корпоративных мероприятиях, при проведении форумов и конференций. Они могут быть как изюминкой программы, так и просто помогать сделать сценарий более многообразным. Скажем, выступление актера в перерыве между деловыми переговорами может сделать событие не таким «постным».

Планирование мероприятия включает многие моменты, хорошо известные специалистам в этой сфере деятельности. Доверив подготовку своего праздника «SMG event», вы точно получите от будущего события максимум.

Основные ошибки при проведении мероприятия

Невзирая на все усилия по подготовке праздника или деловой встречи бизнеса, всегда есть вероятность все испортить. Ну а если не все, то многое. Типичные ошибки в этом деле выглядят так:

Главная ошибка – уверенность в том, что все можно выполнить своими силами. Пытаясь сэкономить, многие заставляют персонал выполнять роль сотрудников ивентовых агентств. В итоге допускается масса ошибок и просчетов самого разного типа;
Несоответствие целей и используемых инструментов. Истории о стриптизе на выпускном в школе или на дне рождения, празднуемом в семейном кругу периодически мелькают в СМИ – это яркий пример того, как не надо делать;
Просчет в бюджете. Не получится организовать что-то интересное, если экономить на всем подряд.

Также к ошибкам относят неправильно выбранное время для события, отклонение исполнителей от сценария, неудачный подбор персонала, участников, подготовку в слишком сжатые сроки и т.п.

Работая с «SMG event», вы избежите всех этих ошибок и получите лучшее мероприятие, которое поможет достигнуть поставленных целей.

Вверх