Проведение праздника от профессионального агентства: особенности процесса

Праздники – неотъемлемая часть жизни каждого нормального человека, коллектива и общества. Далеко не все люди любят трудиться в поте лица, достигать великих свершений и проявлять упорство в стахановском труде, а вот отдыхать – совсем другое дело. Всевозможные праздники являются отличным поводом собраться с друзьями и близкими, коллегами, весело провести время и отойти от рутины и скуки.

Заказывают проведение праздников самые разные сферы бизнеса. Сегодня подобное поведение является частью корпоративной этики для IT-компаний, прогрессивных предприятий и заводов, офисных и торговых центров, представителей среднего и даже малого бизнеса.

Зачем проводить праздники на работе в коллективе? Все очень просто: подобные мероприятия разряжают рабочую обстановку, делают коллектив более сплоченным, повышают лояльность сотрудников к начальству, делают работу в этом месте более желанной и престижной. Небольшие расходы влекут за собой массу плюсов. Также праздники могут быть ниточкой, связывающей предприятие или бизнес с обществом, местными медиа, даже представителями власти, что также обязательно пойдет на пользу главному делу – развитию и получению прибыли.

Основные варианты проведения

Существует масса разновидностей праздников на все случаи жизни отдельного человека и коллектива. Каждый из них имеет свои особенности и требования к организации, поэтому для того, чтобы мероприятие прошло хорошо, лучше обратиться к специалистам из нашего агентства «SMG event».

Рассмотрим наиболее распространенные варианты проведения праздников.

Корпоратив. Этот вариант развлечения для коллектива пришел к нам с запада буквально сразу в начале 90-х. Долгое время корпоративы были уделом лишь наиболее богатых компаний, а-ля «Газпром», которые имели много денег и возможностей для развлечений. Сегодня каждая компания может заказать подобный вариант мероприятия за относительно небольшие деньги и порадовать свой персонал веселым времяпровождением. Смысл корпоратива в следующем:

Сотрудники компании могут собраться вместе, ощутить единство в рамках своей общей деятельности;
Корпоративный дух команды работников повышается, завязываются новые знакомства и тесные связи между людьми;
Начальство выглядит в глазах сотрудников более лояльным, щедрым, ценящим своих людей.

Наличие праздников показывает, что в компании все хорошо в финансовом плане, а это вселяет надежду в людей, дает стимул работать дальше и улучшать свои результаты.

Тимбилдинг. Таким современным словом обозначается мероприятие, суть которого состоит в том, чтобы сплотить коллектив и повысить эффективность его работы. В современной компании могут работать сотни человек, которые даже не знают друг друга. Также на работе людям присущи типичные слабости: зависть, сравнение с результатами других, недоверчивость, замкнутость, стеснительность перед посторонними. Все это делает хуже и людям и бизнесу, ведь достойные результаты работы могут показать только сплоченные коллективы. Тимбилдинг позволяет добиться многого:

Устроить мероприятия, которые заставят сотрудников компании проявлять нетипичную для работы активность в неформальной обстановке;
Создать условия для того, чтобы люди лучше узнали друг друга, создали новые личностные и деловые связи;
Командный дух любого коллектива сильно повышается при решении общих задач, скажем, той же игры в футбол.

Тимбилдинг – популярный на западе вариант организации досуга сотрудников, которые имеет массу плюсов.

Городские праздники. Как вариант, компания может заказать проведение праздника прямо на площади города, это делается с целью заявить о себе и своей работе, повысить популярность бренда, дать о себе знать. Затраты окупаются тем, что производителя, поставщика, продавца узнает масса других людей и они обратят внимание на его товары и услуги.

В целом, вариантов организации праздников множество, поэтому важно смотреть на конкретные цели заказчика и результаты, на которые он надеется.

Преимущества и недостатки проведения мероприятий

Заказывая профессиональную подготовку и проведение праздника в компании «SMG event», заказчик получает множество преимуществ, включая следующие:

Улучшение командного духа среди своих подчиненных, что сделает их работу более эффективной;
Помощь сотрудникам преодолеть личные конфликты, неприязнь, возможность пообщаться в неформальной обстановке;
Праздники позволяют создать предпосылки для того, что имидж компании в обществе будет улучшаться, люди будут стремиться там работать.

Небольшие затраты окупаются многократно, ведь сплоченный коллектив, который имеет внутри себя нормальные человеческие отношения способен сделать намного больше.

Что касается некоторых недостатков рассматриваемого явления, то можно отметить в первую очередь необходимость тратить деньги на достойную организацию праздника, а также массу суеты, которая сопровождает подобные дела. Также есть опасность, что обращаясь в сомнительные ивентовые агентства, можно получить не очень веселый и удачный праздник, который только испортит настроение людям.

Планирование праздника

Чтобы мероприятие оказалось удачным, необходимо много работать над его организацией. Обычно самостоятельные труды в этом направлении не приносят желаемых плодов, так как всем должны заниматься специалисты в своем деле. Сотрудники агентства «SMG event» ответственно подходят к делу, поэтому шансы того, что Ваш праздник пройдет прекрасно, максимальны. Рассмотрим основные этапы и принципы подготовки события.

Согласование с заказчиком

Все должно начаться с того, что компания-клиент обращается в ивентовое агентство и высказывает свои пожелания и потребности. Исходя из этого, сотрудники агентства предлагают клиенту тот или иной вариант проведения мероприятия. Не обязательно лично приезжать – сегодня данный предварительный этап работы возможен и дистанционно, с помощью онлайн-анкеты или обычного звонка.

На этом этапе подбираются такие важнейшие вещи, как:

Сценарий;
Ведущие;
Программа развлечений;
Выступающие певцы, артисты, спикеры;
Использование декораций, особенностей визуального оформления праздника и т.д.

Сразу все учесть сложно, поэтому многие детали будут определяться по ходу развития ситуации.

Предварительное определение бюджета

Один из главных вопросов, который волнует каждого заказчика – цена предоставляемого ему сервиса. Здесь также нельзя сразу сказать, во сколько обойдется подготовка и проведение праздника. Складывается смета из многих вещей, которые будут уточняться по ходу дела:

Составление списка гостей. От того, сколько людей будет на празднике, зависит то, какие расходы придется понести (покупка еды и напитков, обустройство мест за столом, подготовка сопутствующих материалов);
Проработка меню банкета. Без хорошего застолья праздник будет однозначно неполным, поэтому скупиться на хорошие напитки и вкусную еду точно не стоит;
Планирование оформления помещения, подготовка необходимого аудио, видео оборудования. Это важно как для самого праздника, чтобы он был красивым и оформленным, так и для тех, кто на нем будет выступать, для создания возможности сделать красивые фото и видеозаписи, которые останутся на память;
Подготовка подарков, призов, всяких мелочей, которые при небольшой цене способны повысить интерес людей к событию.

Все эти и масса других моментов позволяют составить смету и подготовиться к расходам.

Место проведения

Очень важным является место, где будет проводиться мероприятие. Не лучший вариант проводить его прямо в рабочих помещениях или в офисе, ведь люди привыкли к ним и у них не сложится праздничное настроение. Необходима смена обстановки и декораций – это очень помогает в создании ощущения разнообразия.

На выбор места влияют такие моменты:

Бюджет. Все упирается в первую очередь в деньги – при желании можно заказать помещение любого уровня престижа и красоты;
Характер мероприятия. Если планируется тимбилдинг в виде футбольного матча, то очевидно, что большой банкетный зал в известном ресторане не понадобится – подойдут красивые домики на природе, рядом со стадионом;
Количество и характеристика гостей. В зависимости от того, сколько людей планируется принять, какого они будут возраста, пола, будут ли там дети и т.д. зависит выбор места и его оформление.

На самом деле место проведения важно, но при хорошей организации можно создать классный праздник везде: в офисе, клубе, загородном домике, на базе отдыха и в массе других мест.

Оформление и организация места

Чтобы праздник удался, необходимо сделать так, чтобы там все было идеально: красивый зал, оформленные столы, удобные стулья, брендированные декорации с символами компании и т.п. Профессиональные художники и дизайнеры сделают свою работу и красиво оформят зал с учетом пожеланий заказчика. Визуальная часть работы важна, так как создает сильное впечатление на участников события.

Организация праздника включает массу больших и малых задач, которые нельзя упускать:

Проверка акустических особенностей места проведения;
Оформление зала (цветы, картины, брендирование);
Выбор и подготовка способа рассадки гостей за столами;
Подготовка и проверка аппаратуры для выступлений и записи;
Организация места подготовки для артистов, гримерки, кухни, охраны;
Составление регламента мероприятия, схемы проезда к месту, составление маршрута и другие подобные моменты.

Различных моментов много, но если доверить всю эту работу профессионалам, то результат однозначно будет достойным.

Основные возможные ошибки

Стоит запомнить простую истину – испортить можно любой праздник. Даже если, казалось бы, все предусмотрено, но за суетой порой можно упустить важные моменты, которые оказали свое существенное негативное влияние. Вот типичные ошибки, которые допускаются при организации праздников:

Многие игнорируют составление плана проведения мероприятия, представляя себя гениями импровизации. Это большая ошибка – в большой компании всегда можно запутаться, сбиться с толку, застесняться и т.д. План должен быть, он поможет провести мероприятие на одном дыхании;
Отсутствие ведущего. Лучше всего нанять хорошего ведущего, который будет вести праздник, шутить, раскрепощать гостей, делать все, чтобы было весело и интересно. Без него может быть неразбериха, небольшой хаос и скука;
Шаблонный сценарий без учета особенностей аудитории. Если Вы делаете корпоратив для ученых или программистов – шутки должны быть соответствующие. Это же касается и всего остального, ведь с людьми нужно говорить на их языке;
Использование шаблонов. Если относиться к подготовке праздника равнодушно, то можно найти легкое решение – чужие избитые сценарии, фразы, шутки. Это не радует людей и вызывает раздражение и разочарование в потраченном времени.

Обращайтесь в профессиональное ивентовое агентство «SMG event» и подобных проблем у вас точно никогда не будет!

Вверх